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L’importance de tenir son livre de minutes à jour
Au cœur de toute entreprise se trouve un document important et souvent sous-estimé : le livre de procès-verbaux, également connu sous le nom de “livre de minutes”. Ce document bien que souvent relégué au second plan, joue un rôle central dans la documentation et la traçabilité des décisions prises tout au long de la vie d’une société par actions (compagnie). Voici pourquoi maintenir cet outil de manière organisée et exhaustive est crucial et ce qu’il convient d’y documenter.
Archivage des décisions
Le livre de procès-verbaux sert de mémoire institutionnelle de l’entreprise. Il enregistre les délibérations et les résolutions prises lors des réunions des actionnaires, du conseil d’administration ou d’autres organes de gouvernance. Cette documentation est essentielle pour plusieurs raisons :
Historique des Décisions : Chaque résolution prise est consignée, fournissant un historique détaillé des choix et des orientations stratégiques adoptés par l’entreprise. Cela permet de tracer l’évolution des décisions prises au fil du temps.
Preuve de Conformité : En cas d’audits, de litiges ou de demandes réglementaires, un livre de procès-verbaux complet et précis sert de preuve de la conformité de l’entreprise avec les lois et les règlements en vigueur.
Transparence et Responsabilité : La tenue de ces documents renforce la transparence et la responsabilité au sein de l’entreprise en rendant compte des processus décisionnels et des motifs qui les sous-tendent.
Éléments à Documenter
Pour assurer la complétude et la pertinence du livre de procès-verbaux, divers éléments doivent y être consignés :
Réunions des Actionnaires et du Conseil d’Administration : Les résolutions adoptées lors de ces réunions, qu’elles concernent les finances, les stratégies commerciales, les changements de direction, les dividendes, les modifications statutaires, doivent être enregistrées.
Nomination et Révocation des Dirigeants : Toute décision concernant la nomination, la révocation ou le remplacement de dirigeants, ainsi que les modifications de leurs fonctions, doit être documentée.
Transferts d’Actions et de Parts Sociales : Les transactions d’actions ou de parts sociales, les changements de propriété et les accords entre actionnaires doivent être enregistrés de manière exhaustive.
Décisions Légales et Réglementaires : Les litiges en cours, les accords légaux, les autorisations gouvernementales, ainsi que les conformités aux réglementations doivent être consignés.
Toute Autre Décision Importante : Toute autre décision significative ayant un impact sur l’entreprise, comme les contrats majeurs, les accords commerciaux ou les modifications structurelles, doit être documentée.
Conclusion
Un livre de procès-verbaux bien entretenu est un actif inestimable pour une société par actions. Au-delà de sa simple fonction administrative, il représente la mémoire institutionnelle de l’entreprise, enregistrant ses décisions et assurant sa conformité légale. Maintenir ce registre à jour tout au long de la vie d’une entreprise est donc essentiel pour garantir la transparence, la conformité et la responsabilité, et ce, depuis sa création jusqu’à une éventuelle vente ou dissolution.
Appelez-nous si vous avez besoin d’aide pour mettre vos documents à jour. Nous serons ravis de vous aider.
